可接受的员工使用大学电子邮件政策| M州-大发彩票平台

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管家

机构效率和技术解决方案副总裁

类别

技术

生效日期

2010年8月4日

最后一次内容更新

2018年2月7日

目的

学院使用电子通讯作为正式的信息传递手段. 这种使用是出于方便, 速度, 使用电子邮件而不是印刷通信的成本效益和环境优势. 由于对电子通信的依赖和接受, 电子邮件被认为是学院的官方沟通方式.

这一政策的实施确保了员工能够使用这种重要的沟通方式. 它还确保在需要时可以通过电子邮件联系员工.

政策

大学使用电子邮件

电子邮件是明尼苏达州社区和技术学院的官方沟通方式. 因此, 学院有权通过学院电子邮件系统向员工发送通信，并希望员工及时阅读这些通信. 学院保留通过传统方式发送官方通信的权利.

分配电邮地址

信息技术服务(ITS)将分配给员工一个正式的学院电子邮件地址. 书院会将电邮发送至此正式地址.

重定向电子邮件

电子邮件可以通过电子方式转发到另一个电子邮件地址. 如果员工选择将邮件从其正式地址转发到其他电子邮件地址(例如.g., @msn.com, @q.网站)，雇员可自行承担风险. 学院不负责处理外部供应商的电子邮件或将电子邮件重定向到另一个帐户.

对员工使用电子邮件的期望

学院希望员工在受雇或合同期间每天(计划工作日)检查他们的电子邮件, 除非有批准的休假或旅行身份. 在非合同期间，传统方法(如.e., U.S. 邮政服务, 联邦快递, UPS)将用于传达紧急或时间敏感的材料, 员工有责任认识到某些沟通可能是时间敏感的.

电子邮件的教育用途

教师可以决定学生在课堂上如何使用电子邮件. 强烈建议教师在课程大纲中详细说明他们对电子邮件的要求和期望. 教师可能希望学生使用他们的官方学院电子邮件地址用于教学目的. 教师可能会相应地使用电子邮件授课.

正确使用电子邮件

在一般情况下, 电子邮件不适合传输敏感或机密信息，除非其使用具有适当的安全级别. 学生记录的机密性受到1974年《大发彩票平台》(FERPA)的保护。. 电子邮件的使用, 包括敏感或机密信息的使用, 会与FERPA一致吗.

所有使用学院的IT资源的员工，包括电子邮件，必须遵守可接受使用电脑及资讯科技资源政策以及所有其他适用的IT政策和程序. 所有员工都要对他们访问学院IT资源的权限负责.

群发邮件和不请自来的邮件

学院使用电子邮件作为与学生沟通重要信息的主要手段. 群发电子邮件是通知校园和大学社区的一种有用和方便的方式. 然而, 它们可能会不必要地消耗资源，使校园收件箱变得杂乱，这就要求这些信息的发送者遵守一些指导方针. 因此，群发邮件必须由授权用户批准或发送. 群发电子邮件是一种未经请求的电子邮件信息，发送到一组其他不相关的校园电子邮件地址. 例如，向所有教师或所有学生发送信息将被视为群发邮件. 这些消息是通过使用个人构造的地址列表还是系统生成的列表发送的, 如 All-Staff@technestng.com，并不影响本政策的效力或适用性. 向俱乐部成员或一群朋友发送信息不构成群发邮件. 向小组、委员会或部门发送信息也不构成群发邮件.

大学范围和校园电子邮件分发列表有四种基本类型:

全校所有教职工
全校所有学生
所有教职员工，在一个特定的校园
所有学生，在一个特定的校园上课

而学生和员工可能维护个人组列表, 这些名单不应用于发送违反任何学院政策的未经请求的电子邮件.

使用大学范围和校园电子邮件分发列表

学校邮箱只用于学校的官方事务. 使用大学范围和校园范围的电子邮件分发列表应该只用于对大学社区所有成员重要的信息.

对特定校园感兴趣的电子邮件应该使用个别校园分发列表.
自助餐厅菜单公告, 健身中心时间表, 艺术节目, 音乐表演, 书店销售, 等. should not be sent to email distribution lists individually; it would be more appropriate to gather this information into a campus or student weekly newsletter to be sent out at the same time and/or post the information in a table tent, 海报, 校园监控, 或到校园或学院大发彩票网全部平台和活动网站/门户网站.
教师, 员工和学生的电子邮件分发列表不提供给外部组织，除非法律或政策规定. 来自这些团体的电子邮件可以由适当的学院代表发送到学院分发列表.
向学生发送有关新课程或项目信息的大量电子邮件只能在事先得到教务副校长或指定人员批准的情况下发送到学生电子邮件列表中，并且每学期只能发送一到两次. 该列表应该只提供新课程和项目的列表，并链接到相应的网站以获取更多信息.
个别教师可以将有关新课程和项目的信息发送给他们认为合适的学生，而无需事先批准.

访问大学范围内的电子邮件分发列表

以下个人可以使用大学范围内的电子邮件分发列表:

大学校长
副总统
大学注册
战略传播和营销总监
全校院长
校园学生发展服务主任
资讯科技人员
总裁和副总裁的行政助理
校园学生参与主任(请与学生服务部门合作，尽量减少给学生的信息)

总统内阁成员可以批准永久或临时访问学院范围内的电子邮件分发列表为其他教师或工作人员. 允许某人使用大学范围内的电子邮件分发列表的临时访问权限将允许电子邮件回复直接发送给该个人. 获得批准的时间表预计将在两周内完成.

访问个人校园范围内的电子邮件分发列表

学术院长和校园学生发展服务主任可以决定谁可以通过校园教职员工和学生电子邮件分发列表发送通信. 以下个人也可以访问校园电子邮件分发列表:

大学校长
副总统
大学注册
战略传播和营销总监
全校院长
校园学生发展服务主任
资讯科技人员
总裁和副总裁的行政助理
校园学生参与主任(请与学生服务部门合作，将给学生的信息保持在最低限度.)

可以授予校园教职员工和学生名单的单独访问权限. 教务长和校园学生发展服务主任可以随时请求更改访问权限或请求个人临时访问权限. 允许某人使用大学范围内的电子邮件分发列表的临时访问权限将允许电子邮件回复直接发送给该个人.

通过分发列表向学生发送附件

对于已被授予访问权限以使用学生分发列表的员工, 在发送之前，信息必须由战略传播和营销总监或其他指定人员进行选择和批准.

参考文献

家庭教育权利和隐私法(FERPA)

信息自由法

明尼苏达州政府数据实践法案(MGDPA)

明尼苏达州立社区和技术学院计算机使用协议

修正

日期	变更描述
2018年2月7日	政策更新.

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